La Financière des avocates et avocats (« LF ») et sa filiale, La Financière des avocats Services consultatifs Inc. (« LFAS », désignée collectivement avec LF dans la présente politique par « nous », « notre » ou « nos »), s'engagent à protéger les renseignements personnels (définis ci-dessous) de nos clients (« vous » ou « votre »). La présente politique de confidentialité énonce nos principes et nos pratiques en matière de traitement de vos renseignements personnels, lesquels reposent sur les principes de protection de la vie privée établis dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), ainsi que sur les lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée.
Protection des renseignements personnels
La présente politique de confidentialité s'inscrit dans notre engagement à respecter votre vie privée et à veiller à ce que tous les renseignements personnels en notre possession soient protégés et utilisés conformément à la loi. Peu importe la façon dont les services et les produits que nous offrons évoluent et dont la technologie que nous utilisons change, nous demeurons résolus à protéger vos renseignements personnels.
Nous faisons affaire avec certaines des sociétés d'assurance et de placement les plus respectées du Canada (y compris leurs sociétés affiliées), ainsi qu'avec des conseillers en assurance, des représentants commerciaux, des agents et des courtiers (collectivement, les « partenaires »), afin de parrainer et fournir des produits d'assurance et des produits financiers complets et abordables. La présente politique de confidentialité s'applique uniquement aux renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et communiquons, et ne s'applique pas aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par l'un ou l'autre de nos partenaires. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité, du contenu ou des activités de nos partenaires. Nous vous recommandons fortement de prendre connaissance des politiques de confidentialité applicables à nos partenaires avant de leur communiquer quelque renseignement personnel que ce soit. Cliquez ici pour obtenir davantage de renseignements sur les politiques de confidentialité de nos partenaires.
Qu'est-ce qu'un renseignement personnel?
Nous entendons par « renseignements personnels » tout renseignement, fourni et consigné sous quelque forme que ce soit, verbalement ou par écrit (y compris par voie électronique), concernant une personne identifiée ou identifiable. Ces renseignements peuvent comprendre la plupart des types d'information, tels que l'adresse d'une personne, son numéro de téléphone personnel, sa date de naissance, sa situation familiale, son état matrimonial, sa profession, ses antécédents financiers, son permis de conduire, les renseignements relatifs à son dossier de conduite, les détails de son prêt hypothécaire et de ses autres prêts, ses antécédents en matière d'assurance, ses antécédents de réclamation, son dossier de conduite, son numéro de police et le numéro d'identification de son véhicule. Les renseignements personnels ne comprennent toutefois pas les coordonnées professionnelles telles que le nom, le titre, l'adresse professionnelle, le numéro de téléphone ou l'adresse courriel qui sont recueillis, utilisés ou communiqués uniquement dans le but de communiquer avec la personne dans le cadre de son emploi ou de sa profession.
Les renseignements personnels ne comprennent toutefois pas les coordonnées professionnelles comme le nom, le titre, l’adresse professionnelle, le numéro de téléphone ou l’adresse courriel qui sont recueillies, utilisées ou divulguées uniquement dans le but de communiquer avec cette personne dans le cadre de son emploi ou de sa profession.
La présente politique de confidentialité ne s'applique pas aux données dépersonnalisées. Nous nous réservons le droit d'utiliser ces données dépersonnalisées de la manière que nous jugeons appropriée.
Pourquoi nous pouvons recueillir et utiliser des renseignements personnels
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous, auprès de nos partenaires ou auprès de toute personne que vous avez autorisée à nous communiquer vos renseignements personnels. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels afin de :
- (a) vous fournir nos produits et services;
- (b) agir à titre d'intermédiaire entre vous et nos partenaires;
- (c) exercer diverses fonctions liées aux produits et services que nous parrainons ou offrons, y compris la perception des primes pour le compte des assureurs;
- (d) gérer nos relations avec, entre autres, nos clients et nos partenaires;
- (e) satisfaire aux exigences légales et réglementaires;
- (f) surveiller la compétitivité des taux et des services offerts par nos partenaires;
- (g) faciliter le renouvellement ou le transfert de vos produits, y compris une police d’assurance que nous avons souscrite pour vous, dans l'éventualité où nous choisirions de changer l'un de nos partenaires ou sous-traitants; et
- (h) à toute autre fin compatible avec ces objectifs.
Les renseignements personnels que nous demandons dépendront du service ou des produits pour lesquels vous vous renseignez ou faites une demande.
Comment nous recueillons et utilisons les renseignements personnels
Nous recueillons et utilisons uniquement des renseignements personnels à des fins que nous estimons raisonnables dans les circonstances, et seulement les renseignements nécessaires aux fins énoncées dans la présente politique.
L'utilisation que nous faisons des renseignements personnels se limite aux fins décrites dans la présente politique, et nous ne vendrons, n'échangerons ni ne troquerons vos renseignements personnels à un tiers en échange d'une contrepartie.
Sauf dans le cadre de la fourniture de produits et de services d'assurance, de placement et d'administration des avantages sociaux, nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes âgées de moins de 18 ans, particulièrement d'enfants de moins de 13 ans, et nous n'utilisons pas de tels renseignements si nous découvrons qu'ils ont été fournis par un mineur.
Quand nous pouvons communiquer vos renseignements personnels
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux personnes ou entités suivantes :
- (a) nos sociétés affiliées et nos partenaires, afin de vous offrir divers produits et services d'assurance et de placement;
- (b) les personnes ou organisations qui nous aident à vous fournir nos produits ou services (les « fournisseurs tiers »), y compris, mais sans s'y limiter, l'entretien, l'examen et le développement de nos systèmes, processus et infrastructures, notamment la vérification ou l'amélioration de nos systèmes informatiques;
- (c) les personnes à qui vous nous demandez expressément de communiquer vos renseignements personnels;
- (d) les personnes ou organisations participant au transfert de la totalité ou d'une partie de notre entreprise ou de nos actifs, y compris le transfert d'une partie ou de la totalité de nos produits ou régimes, ou une réorganisation de la structure de LF ou de LFAS.
LF et LFAS peuvent échanger des renseignements sur les membres entre elles et avec l'Association du Barreau canadien (l'« ABC ») dans le but de permettre à chacune des parties de mieux servir ses clients ou ses membres, et de fournir aux clients ou aux membres de l'information sur des produits et services susceptibles de les intéresser. Si vous ne souhaitez pas que vos renseignements soient communiqués à l'ABC, vous pouvez nous demander de ne pas le faire, comme il est indiqué ci-dessous.
Si nous transférons ou communiquons des renseignements personnels à des fournisseurs tiers, nous exigerons de ces fournisseurs tiers qu'ils utilisent ces renseignements personnels uniquement aux fins de la prestation de services à notre intention ou à celle de nos clients, et qu'ils mettent en place des mesures de protection appropriées pour ces renseignements personnels.
Lorsque des renseignements personnels peuvent faire l'objet d'un transfert à une autre organisation en vue d'un regroupement ou d'une fusion de LF ou de LFAS, ou du transfert d'une partie des actifs ou de nos produits ou services à une autre partie, nous ne procéderons ainsi que si les parties ont conclu une entente en vertu de laquelle la collecte, l'utilisation et la communication de l'information (y compris tout renseignement personnel) se limitent aux fins liées à l'opération envisagée, y compris la décision de procéder ou non à celle-ci, et sont destinées à permettre aux parties de réaliser et de conclure l'opération.
Veuillez noter qu'il existe des circonstances où l'utilisation ou la communication de renseignements personnels peut être justifiée ou permise, ou encore où nous pouvons être tenus de communiquer des renseignements sans votre consentement. Ces circonstances peuvent comprendre les cas suivants :
- (a) lorsque la loi l’exige, ou sur ordonnance our exigence d'un tribunal, d'un organisme administratif ou un tribunal administratif gouvernemental;
- (b) lorsque cela est nécessaire pour établir ou percevoir des sommes qui nous sont dues; ou
- (c) lorsque l'information est accessible au public, dans la mesure permise par la loi.
Lorsque nous sommes tenus ou autorisés à communiquer vos renseignements personnels sans consentement, nous ne communiquerons pas plus de renseignements que ce qui est nécessaire.
Consentement
Sauf dans la mesure permise par la loi, aucun renseignement personnel n'est recueilli sans avoir d'abord obtenu le consentement de la personne concernée à la collecte, à l'utilisation, à la communication, à la conservation et à la diffusion de ces renseignements. Toutefois, nous pouvons demander le consentement à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels après leur collecte lorsque nous devons, ou souhaitons, utiliser ces renseignements à une fin qui n'est pas énoncée dans la présente politique de confidentialité, qui n'a pas été mentionnée auparavant, ou pour laquelle la personne concernée n'a pas déjà consenti.
La présente politique de confidentialité peut être modifiée de temps à autre. Le fait de nous fournir des renseignements personnels signifie que la personne concernée accepte et consent à ce que nous recueillions, utilisions, communiquions et conservions ses renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité et, le cas échéant, des autorisations ou consentements particuliers pourront être obtenus de temps à autre. Veuillez vous assurer de consulter régulièrement la présente politique de confidentialité.
Refus ou retrait du consentement
Vous avez la possibilité, moyennant un préavis raisonnable et sous réserve des restrictions légales et contractuelles, de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation, à la communication ou à la conservation de vos renseignements personnels.
Il convient de noter que, dans certaines circonstances, des produits et services ne peuvent être offerts que si vous nous fournissez des renseignements personnels et nous autorisez à continuer de les utiliser. Si vous choisissez de ne pas nous fournir les renseignements personnels requis, ou de ne pas nous autoriser à continuer de les utiliser pour vous offrir le produit ou le service que vous avez demandé, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d'offrir de tels produits ou services, et que ceux-ci doivent prendre fin par suite du retrait de votre consentement.
Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires concernant les conséquences du retrait de votre consentement, ou si vous ne souhaitez pas que nous communiquions vos renseignements personnels à nos partenaires, vous pouvez nous en aviser en communiquant avec notre Bureau de la protection de la vie privée par courriel à l'adresse protection.vp@financieredesavocats.ca ou en composant le 1 800 267-2422.
Exactitude et conservation des renseignements personnels
Nous nous efforçons de veiller à ce que tout renseignement personnel fourni et en notre possession soit aussi exact, à jour et complet que nécessaire aux fins pour lesquelles nous l'utilisons. Si nous apprenons qu'un renseignement personnel est inexact, incomplet ou périmé, nous le corrigerons et, au besoin, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour en informer nos partenaires ou nos fournisseurs tiers à qui des renseignements inexacts ont été transmis, afin qu'ils puissent également corriger leurs dossiers.
Nous ne conservons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. La durée de conservation varie selon le produit ou le service et la nature des renseignements. Cette période peut se prolonger au-delà de la fin de votre relation avec nous, mais seulement pour la durée nécessaire pour que nous disposions de renseignements suffisants pour répondre à toute question susceptible de survenir ultérieurement, conformément à nos politiques de conservation des documents et aux exigences de la loi. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins décrites dans la présente politique, nous appliquons des procédures pour les détruire, les supprimer ou les effacer de façon sécuritaire, ou pour les rendre anonymes.
À l'heure actuelle, nous stockons vos renseignements personnels au Canada. Toutefois, nos partenaires et nos fournisseurs tiers peuvent transmettre ou stocker vos renseignements personnels à l'extérieur du Canada, où ils pourraient être assujettis aux lois de ce territoire.
Mesures de protection des renseignements personnels
Nous nous efforçons de maintenir des mesures de sécurité physiques, procédurales et techniques appropriées à l'égard de nos bureaux et de nos installations de stockage de l'information, afin de prévenir toute perte, tout usage abusif, tout accès non autorisé, toute communication ou toute modification de vos renseignements personnels. Cela s'applique également à l'élimination ou à la destruction des renseignements personnels.
Nous protégeons en outre vos renseignements personnels en limitant l'accès à ceux-ci aux employés de LF, de LFAS ou à d'autres personnes qui doivent en avoir connaissance afin que nous puissions vous fournir nos produits, nos services ou nos renseignements.
Nous recourons à des contrats et à d'autres mesures avec nos partenaires, nos fournisseurs tiers ou tout autre fournisseur externe afin de préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et d'empêcher qu'ils soient utilisés à des fins non autorisées.
Si l’un de nos employés utilise abusivement vos renseignements personnels, cela sera considéré comme une faute grave pour laquelle des sanctions disciplinaires pourront être prises, pouvant aller jusqu’au congédiement.
Accès à vos renseignements personnels
Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet dans nos dossiers. Les demandes doivent être faites par écrit et nous être transmises par lettre à notre adresse physique ou par courriel, comme il est indiqué ci-dessous. Nous accordons un droit raisonnable d'accès et de consultation des renseignements personnels que nous détenons au sujet d'une personne, et nous nous efforçons de fournir les renseignements demandés dans un délai raisonnable, généralement au plus tard 30 jours suivant la demande. Afin de nous prémunir contre les demandes d'accès frauduleuses, nous pouvons exiger des renseignements suffisants pour nous permettre de confirmer que la personne qui présente la demande est autorisée à le faire, avant d'accorder l'accès ou d'apporter des corrections.
Nous fournirons les renseignements tirés de nos dossiers sous une forme facile à comprendre. Nous nous réservons le droit de ne pas modifier un renseignement personnel, mais nous joindrons tout texte de rechange que la personne concernée estime approprié.
La loi applicable peut nous permettre ou nous obliger à vous refuser l'accès à une partie ou à la totalité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou il se peut que nous ayons détruit, effacé ou rendu anonymes vos renseignements personnels conformément à nos obligations et pratiques en matière de conservation des dossiers. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous en indiquerons les motifs, sous réserve des restrictions légales ou réglementaires.
Nous donnerons accès à vos renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Voici des exemples de telles exceptions :
- (a) les renseignements protégés par le privilège des communications entre client et avocat;
- (b) les renseignements qui font partie d'un processus officiel de règlement des différends;
- (c) les renseignements qui concernent une autre personne et dont la communication révélerait ses renseignements personnels ou des renseignements commerciaux confidentiels; et
- (d) les renseignements dont la communication entraînerait des coûts prohibitifs.
Lorsque des renseignements ne seront pas ou ne peuvent pas être communiqués, la personne qui présente la demande se verra communiquer les motifs de la non-communication.
Nous ne répondrons pas aux demandes d'accès répétitives ou vexatoires et, pour établir s'il en est ainsi, nous tiendrons compte de facteurs tels que la fréquence de mise à jour des renseignements, la fin à laquelle ils sont utilisés et leur nature.
Nous ne vous facturerons pas la vérification ou la correction de vos renseignements; toutefois, dans la mesure permise par la loi applicable, des frais minimes pourraient être exigés si vous avez besoin d'une copie de vos dossiers.
Nous offrons à nos clients et à d'autres personnes un accès général à notre site Web public. Notre serveur Web recueille des renseignements généraux sur les visiteurs, tels que leur nom de domaine, l'heure et la durée de leur visite ainsi que les pages consultées. Ces renseignements sont utilisés à l'interne, uniquement sous forme agrégée, afin de mieux servir les visiteurs en nous aidant à :
- (a) gérer notre site;
- (b) diagnostiquer tout problème technique; et
- (c) améliorer le contenu de notre site Web.
Au cours de son utilisation d'Internet, une personne se familiarisera avec l'usage courant des témoins. Les témoins sont des fichiers ou des éléments d'information qui peuvent être stockés sur le disque dur d'un ordinateur lorsqu'une personne visite un site Web. La plupart des navigateurs Internet sont initialement configurés pour accepter les témoins. Si vous ne souhaitez pas accepter les témoins, vous pouvez configurer le vôtre pour qu'il les refuse ou qu'il vous avertisse lorsque des témoins sont envoyés. Les témoins « temporaires » sont des éléments d'information temporaires qui sont effacés dès qu'un visiteur ferme la fenêtre de son navigateur Web ou éteint son ordinateur. Les témoins temporaires servent à améliorer la navigation sur les sites Web et à recueillir des renseignements statistiques agrégés. Notre site Web utilise des témoins temporaires et des témoins persistants.
Les témoins « persistants » sont des éléments d'information plus permanents qui sont placés sur le disque dur de l'ordinateur d'un visiteur et y demeurent jusqu'à ce qu'ils soient supprimés. Les témoins persistants stockent des renseignements sur l'ordinateur d'un visiteur à diverses fins, comme récupérer certains renseignements fournis antérieurement (p. ex., des mots de passe), aider à déterminer les sections du site Web que les visiteurs trouvent les plus utiles et personnaliser le site Web en fonction des préférences des visiteurs.
Bien que les témoins permettent au site de vous reconnaître en tant qu'utilisateur particulier, ils ne vous reconnaissent pas par votre nom ni par d'autres renseignements personnels. Aucun renseignement personnel n'est recueilli au moyen de nos témoins.
Les sections « obtenir une soumission » de notre site Web permettent de demander une soumission ou des renseignements supplémentaires sur nos produits et régimes parrainés. Afin de répondre à votre demande, cette section exige que vous fournissiez certains renseignements personnels. Ces renseignements sont transmis à l'un de nos partenaires de votre région et ne sont pas conservés par nous.
Les renseignements personnels fournis à des tiers dont les sites Web ont été consultés au moyen de liens hypertextes présents sur notre site Web seront régis par la politique de confidentialité de ce tiers. Nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de tout site Web que vous visitez.
Nous contacter au sujet de préoccupations relatives à la protection de la vie privée
Si vous avez des questions concernant :
- (a) l’accès à vos renseignements personnels;
- (b) notre collecte, notre utilisation, notre gestion ou notre communication de renseignements personnels; ou
- (c) la présente politique de confidentialité;
veuillez communiquer avec notre Bureau de la protection de la vie privée par courriel à l'adresse protection.vp@financieredesavocats.ca ou en appelant le 1 800 267-2422.
Nous examinerons toutes les plaintes et, si une plainte est fondée, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour régler la situation. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse à une plainte concernant notre respect de la présente politique de confidentialité ou concernant l'une de nos politiques et pratiques en matière de traitement des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissaire fédéral à la protection de la vie privée, au 112, rue Kent, Ottawa (Ontario) K1A 1H3, 1-800-282-1376, ou avec le commissaire à la protection de la vie privée de la province où les renseignements personnels ont été recueillis ou sont stockés. De plus amples renseignements, y compris les coordonnées des commissaires provinciaux à la protection de la vie privée, sont disponibles sur le site Web du Commissaire fédéral à la protection de la vie privée, http://www.priv.gc.ca.
Politiques de confidentialité de nos Partenaires
Pour obtenir davantage de renseignements sur les politiques de confidentialité de nos partenaires, veuillez consulter les entités suivantes :
